一、会议类别

1、院长办公会；

2、行政领导主持的会议；

3、专题、研讨会议；

4、协同配合党委系统的有关会议；

5、其它会议。

二、 会议室（厅）申请

1、使用会议室的单位（部门）提出使用申请；

2、使用单位（部门）经办人和使用单位（部门）负责人签字，院长办公室负责人签字后，经院长办公室的会务负责人协调，确认无其它单位（部门）同时使用后，方可安排。

三、会务程序

会前准备：

1、根据会议申请表中的会务需求，准备会议、布置会场（制作悬挂横幅，打印张贴座签、摆放席卡及会议资料，通知相关人员调试音响、扩音、投影仪设备，通知照相、摄像人员，准备开水、水杯、便签、笔、茶叶、纸巾等）；

2、根据会议时间提前20分钟到场开窗通风，把灯调试到合适的光源；

3、准备妥当后，工作人员应站在会议室（厅）门口迎领参会人员，特别关注主席台就坐领导，按会议要求提供所需服务；

会议进行：

4、会议开始后，工作人员应及时关闭会议室（厅）门；

5、工作人员为参会人斟茶倒水，倒水时要注意不要太满以杯的七至八分满为宜，一般在会议进行15—20分钟后观察会场用水等情况；

6、随时注意会场内温度和音响效果，如有不当，应及时协同相关人员调整，保持会场及周围的安静；

7、会议休息间歇，会务人员应防止与会无关人员入内，确保会议安全；

会议结束：

8、会务服务人员打开会议室（厅）门，站立于门口；

9、参会人员离开后，服务人员应检查会场内有无参会人员的遗留物品，如有应及时寻找失主；

10、检查会议室（厅）设备用品有无短缺损坏，如有应按相关规定处理；

11、清理会场垃圾，将水杯及时清洗、消毒，做好会议室（厅）卫生（地面、桌椅、窗台）；

12、检查空调、灯等电器设备确认关闭，并关闭会议室总电源，关好门窗， 锁好会议室（厅）。

院长办公室 行政科