忻州师范学院会议管理办法

各单位：

为进一步规范会议管理，提高会议效率，改进工作作风，特制订本办法。

一、减少会议活动。按照简约、务实、高效的原则，压缩会议次数，精简会议活动。严格控制各类表彰会、庆祝会、纪念会、座谈会、研讨会等活动。时间相近、主题相近、参会范围相近的若干会议，能合并召开的合并召开，能以文件、电话形式部署的不召开会议。明年起，每年至少确定10个“无会周”，会议数量逐年减少。

二、控制会议规模。严格控制参会人数，会议只安排与内容密切相关的单位和人员参加。院党委、行政召开的全院性会议，与会人员原则上不超过200人；部门召开的全院性会议，与会人员不超过100人。院党委、行政召开的全院性会议，会务工作人员不超过4人。除分管院领导外，其余党政领导一般不出席分管工作以外的学术活动、文艺晚会、表彰会、业务会。

三、提高会议实效。要事先充分准备，深入听取意见，简化会议议程。少开会、开短会、讲短话，力戒空话、套话。院党委、行政召开的全院性会议，会期一般不超过1天；部门召开的全院性会议，会期一般不超过半天。除部署全院性工作的会议外，其他会议只安排1位院领导讲话。院领导在全院会议上的讲话一般不超过半个小时，会议交流发言一般每次不超过4个，每个发言不超过8分钟。院领导参加本校会议和活动时，主持人不逐一介绍出席的院领导。

四、做好会议工作。会前，要做好会议通知、材料准备、会场布置、报到签到；会上，要做好会议记录、会场服务，保持会场秩序；会后，要整理会议纪要，归档会议材料，做好监督检查。

五、降低会议成本。严控会议活动经费，未经批准以及超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。会场不张贴悬挂标语横幅，不铺迎宾地毯，不摆鲜花、矿泉水，不制作背景板，不发纪念品；减少发放纸质文件资料，笔记本、笔等会议文具不统一发放，实行按需领取，并做好纸、笔、座签等物品的回收使用，不配发公文包；参加会议人员为忻州市区的一律不安排食宿，其余参会人员提供自助餐，一律不上酒。会后不安排宴请，不组织旅游和娱乐活动。

六、严格会议审批。院会议室原则上用于学院召开会议、接待来访等，由党（院）办统一管理。召开全院范围的党群性会议须院党委批准；行政性会议须院行政批准；各部门因工作需要使用会议室，需经分管院领导批准，至少提前1天预约。会议安排坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，列入学期工作计划的会议优先使用，全院性会议优先使用，外事接待会议优先使用。

七、严格会议制度。党委会议和院长办公会议根据工作需要不定期召开，各类专门委员会会议和专题工作会议一般每学期分别召开一次，遇特殊情况，可随时召开。全院性大型会议，如党代会、教代会、教学工作会议及开学典礼、毕业典礼、教师节会议等按规定时间召开。其他会议或活动按照党委、行政安排进行。

八、遵守会议纪律。参会人员须提前10分钟入场，中途不得早退。会议期间，手机设为静音或关机状态，不得接听电话或办理与会议无关的事情。因特殊情况不能参会，须提前向会议主办单位主要负责人请假。凡涉及秘密的事项，与会人员须严格保密，妥善保管会议文件，需退回的文件要及时退回。

九、明确责任落实。需院党政领导参加的重要会议，由党（院）办统筹安排。部门占用会议室召开会议期间，如因使用不当造成的安全事故及损失，由使用部门负责。全院范围的会议，党（院）办、宣传部、总务处、现代教育技术中心、信息网络中心、武装保卫处（部）等有关单位要认真做好会场布置、卫生清洁、摄像摄影、录音扩音、宣传报道、电力保障、秩序维持等准备工作，武装保卫处（部）负责全面做好会议的安全保卫工作。

二O一三年十二月三十一日