按照《关于学院部分机构不再合署办公的通知》（院党字[2016]21号）要求，党委办公室与院长办公室不再合署办公。党委办公室公文管理仍参照“党（院）办字[2013]67号”执行。

附件：忻州师范学院公文管理办法

忻州师范学院公文管理制度

为进一步规范学院公文管理工作，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》和省高校工委、省教育厅党组《关于改进工作作风、密切联系群众的实施办法》等有关规定，结合学院实际，特制定本办法。

一、对口管理

“中共忻州师院委员会文件”、“忻州师范学院文件”、“忻州师范学院便函”、“忻州师院党委办公室（院办公室）文件”由党委办公室（院办公室）负责管理。

“中共忻州师院纪律检查委员会文件”由纪检监察办公室负责管理。

“忻州师院工会委员会文件”由工会负责管理。

“共青团忻州师院委员会文件”由团委负责管理。

“中共忻州师院附属中学委员会文件”、“忻州师院附属中学文件”、“共青团忻州师院附属中学委员会文件”由附中负责管理。

各职能部门负责的以学院名义上报的材料，须经院主要领导审阅批准，同时报送党委办公室（院办公室）留存一份备查。

二、收文处理

1、签收。收文经签收、拆封后，机要员要逐件登记，并及时填写《文件传阅卡》，由党委办公室（院办公室）主任阅批。

2、拆封。收取的文件属院领导的，机要员要及时、原封转送院领导本人。其他文件，机要员要认真拆封查收。

3、登记。收文经签收、拆封后，机要员要逐件登记，并及时填写《文件传阅卡》，由党委办公室（院办公室）主任阅批。

4、传阅。机要员要按照党委办公室（院办公室）主任提出的拟办意见，及时送院领导阅批或承办部门阅办。院领导和承办部门负责人阅文后，要使用钢笔或毛笔签名。

各部门在接到阅文通知后，要及时到机要室阅文。否则，因此影响学院工作的，要追究有关责任人的责任。

离退休干部一般于每星期五下午在机要室阅文。

5、批办、承办。对院领导做出批示的文件，要及时归口落实。党委办公室（院办公室）负责督查。

文件原则上不得复印、翻印。确需复印、翻印的，须按国家有关规定，经院领导和党委办公室（院办公室）主任批准。使用后需要交回的，承办部门要及时交党委办公室（院办公室）。

6、立卷归档。收文经过上述程序办理后，机要员要及时整理，立卷归档。

三、发文处理

1、拟稿。各类公文由公文相关部门负责草拟。其中，业务性较强的院级公文由院领导安排有关部门起草。重要文件由院领导亲自主持起草。

2、核稿。各职能部门负责以学院名义起草的公文和上报的材料，由院分管领导审阅后，送党委办公室（院办公室）有关负责人复核。核稿后，根据情况分别送院领导签发或返回起草部门修改。审核的重点是：公文文体、格式、行文规则以及是否符合本办法的规定。公文送交党委办公室（院办公室）核稿的时间一般应比正式发文时间提前2个工作日以上。

3、报送登记。已核稿决定印发的文稿，要填写《忻州师范学院发文卡》，同时由文件起草部门提供正式文稿一份，然后由公文管理部门负责将《忻州师范学院发文卡》和正式文稿一同送呈院领导审阅、签发。

4、签发。不同种类公文由相应主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。

3、报送登记：

“中共忻州师院委员会文件”由党委书记签发。党委书记外出时，由主持党委工作的院领导签发。

“忻州师范学院文件”由院长签发。院长外出时，由主持行政工作的院领导签发。

党委和行政联合发文时，以“中共忻州师院委员会文件”名义发文，编入党委文件序号，由党委书记、院长共同签发；。

“中共忻州师院纪律检查委员会文件”由纪委书记签发。纪委书记外出时，由主持纪委工作的领导同志签发。

“忻州师院党委办公室（院办公室）文件”由院领导审阅，党委办公室（院办公室）主任签发。

“忻州师院工会委员会文件”由分管院领导审阅，工会主席签发。

“共青团忻州师院委员会文件”由分管院领导审阅，团委书记签发。

“中共忻州师院附属中学委员会文件”由附属中学党委书记签发。

“忻州师院附属中学文件”由附属中学校长签发。

“共青团忻州师院附属中学委员会文件”由附属中学分管领导审阅，团委书记签发。

签发文件时，应在发文卡规定签发区域使用蓝、黑色钢笔或毛笔签署明确意见。签发后的文件底稿及发文卡由公文管理部门留存。签发后需作修改的，须经签发人批准。

5、印制。文稿签发并办理登记手续后送印时，要交代清完成时间等印制要求，由文件起草部门和公文管理部门安排校对。负责文稿录入、打印的工作人员和校对人都要在《忻州师范学院发文卡》上签字。

6、用印。文件加盖章后产生效力。用印前，公文管理部门要认真检查后方可用印。用印人员要登记好用印情况。

7、分发上报。文件盖章、装订后，按规定范围要求及时下发，并填写《发文登记表》。需上报的要及时上报，并填写《上报文件登记表》。

8、归档。文件办理手续完毕后，公文管理部门要及时收回《忻州师范学院发文卡》和文件底稿存档，同时附三份正式文件存档。每年年末，公文管理部门要将年内各类公文汇集，按所分类别各留存一份，同时交档案馆留存一份。其余正式文件由学院机要员保存，按机要文件销毁办法处理。

四、精简公文简报

1、减少发文数量。加强公文管理，严审公文内容，严控发文范围，没有实质内容的一律不发。启动学院办公自动化建设，除涉密和因留存需要等特别规定的外，一般通过电子办公系统发送，不印发纸质公文，不上报纸质材料。今后，年度发文只减不增，篇幅只短不长。

2、提高公文质量。推行“短、实、新”文风，做到简明扼要、措词得当，减少一般性过程描述，控制文稿篇幅，提高文稿的思想性、理论性、指导性和可操作性。上级要求贯彻落实的文件，要提出具体实施意见，不简单转发或照搬照抄。公文一般不超过2500字，上报省委、省政府、教育厅的请示和报送领导的报告一般不超1000字，信息不超800字，简报不超1500字，内容要重在反映问题，减少一般性工作情况汇报，反映问题的简报要占到一半以上。

3、严禁重复发文。凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再发文。凡照搬或重复、重申已有政策条文，没有结合实际提出新的政策措施的，一律不发文。现行文件规定仍然适用的，不再重新发文。已标注公开发布的上级文件，一律不翻印、不转发。除代表院党委行政对全院工作作出重大部署外，院领导讲话一般不发文件。

4、严格行文规则。党委文件要突出院党委工作特点，部门发文或部门联合发文能够解决问题的，不以院党委或党（院）办名义发文。尽量减少党政联合行文，需院党委研究批准的重要行政类工作，经院党委批准后，可由院行政或院行政有关部门行文。

五、《忻州师院附属中学文件》按普通中学的有关规定执行。

二O一三年十二月三十日