一、机要文件传阅程序

1、收到传阅文件后，首先要进行编号、登记。编号以年为单位，按不同类型的文件进行编号。登记要准备两套文件登记本，一套是收文登记本，另一套是传阅文件登记本。收文登记本按不同类型的文件分别登记，包括登记来文号、来文单位、文件标题。传阅文件登记可简要掌握。

2、传阅文件时除粘贴阅文卡外，在传阅文件登记本上写上各位领导同志的名字，机要员呈送文件时在其名字相对应的空格内填上文件件数、呈送时间。

3、注意文件传阅的保密工作。机要员把文件送给谁，谁阅毕交还机要员，需用文件一般不要私自抽取，不得横传。领导收到文件不得带回家中或其他公共场所。重要文件或急件要随到随送，送去时要等领导同志看完，立即再送另一位领导同志。院领导批示需职能部门阅办文件时，由机要工作人员及时通知有关职能部门负责同志到机要室阅文。

4、提高阅文的周转速度。文件较多时，党委、行政领导三天传阅完，文件较少时当天或二日内传阅完毕，紧急文件当天传办。

5、假期中间，一般情况下，每周固定半天时间，党委、行政领导到机要室阅文。离退休干部的阅文除每星期五下午到机要室集体阅读。如遇领导同志外出，应及时取回传阅文件，以免积压误事。文件传阅完后，要收回文件妥善保管。

6、对需批办的文件传阅后，分管领导要给予批示，提出具体意见。阅办部门在办理后要填报处理结果。

二、机要文件收发程序

1、机要人员每周二下午到市委机要室取机要文件。对取回的机要文件和接到机要室送来的投递文件，要认真核对与“文件投递单”上登记的编号、密级、件数是否相等，检查密封是否完好，无误后方可签收，签时急件要写清收到时、分，以备查考。。

2、对来文认真逐项分类盖章、编号，并登记在收文本上；领导外出开会带回的文件，及时收回。凡盖有“阅办后退回”章的来文，应单另存放，到时清退

3、按来文的不同类型分别填写“文件卡”，送办公室主任审批，提出拟办意见、传阅范围。

4、按领导批示的分发范围和承办意见进行登记分发，需有关单位办理的文件，要将领导同志的批示与文件一起发给承办单位和有关领导同志。对文件中规定须向上级报送贯彻情况的，要及时督促承办人员迅速上报。

5、对发至地师级的文件或注明清退的文件要及时清退，并按照每季度清退一次的规定严格执行。

6、对发给本单位的文件，要及时与原发文登记本上校对注销，每月清理一次，需要归档的放回存放文件议价盒内，应该销毁的捆好入柜，到时按要求定点销毁。